나의 회의 스타일은?!

회의(會議)...

 

회의란 ‘공동으로 당면한 문제를 해결하기 위해 두 사람 이상의 참여자들이 모여서 의제를 채택하고, 참여자들의 동의를 얻어 의제에 관련된 사항을 결정하는 과정’을 말한다. 기업 활동에서 회의는 의사소통과 의사결정에 매우 중요한 과정이다. 이 회의를 통해 다양한 조직 내 요구와 이에 대한 의사결정이 이뤄진다. 가장 일반적인 토의 형태라고 할 수 있는 회의가 효과적으로 이루어지기 위해서는 아래와 같은 회의 형태별로 명확한 목적, 면밀한 사전 준비, 참여자들의 적극적인 협조, 회의 규칙에 따른 원만한 운영 등이 전제되어야 한다.

 

- 문제해결 회의

- 이해조정 회의

- 정보전달 회의

- 계획입안 회의

- 운영 회의

 

학창시절 응원단이었던 영업부 박수철 부장은 목소리가 크다. 부하직원 역시 자기처럼 목소리가큰 사람을 좋아한다. 하지만 부장이 무서운 탓인지 부하직원들은 박 부장 앞에서 꿀 먹은 벙어리이다. 어느 날 회의에서 박 부장이 벌컥 화를 낸 적이 있다.

 

(박부장) 그렇게 가만히 있지만 말고 아이디어를 내란 말이야. 대체 머릿속에 뭐가 들은 거야.

(A직원) 롤러 작전으로 고객 명부에 실린 모든 고객을 찾아가면 어떨까요?

 

이 말에 박 부장은 기분이 풀린 듯 웃으면서 말했다.

 

(박부장) 그거 좋은 생각이군. 그럼 자네가 담당해봐.

 

자, 이 회의에서 부족한 것은 무엇일까?

 

① 자유로운 분이기가 부족하다 (창의적인 발상이 가능한 분위기가 아니다.)

② 아이디어가 충분하지 않다 (아이디어가 부족하다)

③ 부장의 정열이 부족하다 (부하직원을 좀 더 질타해야 한다)

④ 부하직원에 대한 배려가 부족하다 (부하직원을 감싸는 면이 부족하다)

 

우리는 회의에서 충분히 아이디어를 내지 않은 채 정보를 모아서 수습하려고 하는 경향이 있다. 아이디어가 충분히 나오지 않았는데 정리를 하려고 하다 보면 무리가 따른다. 이를 예방하기 위해서는 먼저 생각을 발산(정보 수집을 바탕으로 한 적극적 자신의 생각 발표)하여 보다 많은 아이디어를 내고자 하는 노력과 자세가 필요하다.

 

. 아이디어는 ‘이 문제를 어떻게 해결하지’가 아니라 ‘이 문제의 본질이 무엇인가’를 찾는 데서 나온다.

. 전자제품업체인 ‘다이슨(dyson)’의 목표는 ‘대부분의 사람들이 간과하고 있는 문제들을 해결하는 것’이다. 일상의 문제를 해결할 아이디어를 모으고, 그 아이디어를 실현할 기술을 찾다 보면 모두에게 필요한, 갖고 싶은 새 제품을 만들 수 있다. 그래서 다이슨의 경쟁력을 한 마디로 표현하면 바로 ‘무모함(무모해야 새로운 것을 만들 수 있다.)’이다.

 

우리가 알아야 할 회의 원칙으로는 아래 7가지가 있다.

 

① 일의제(一議題) 원칙 : 한 의제에는 한 가지 의안만 토의해야 한다는 원칙.

② 일사부재의(一事不再議) 원칙 : 동일 회기 내에는 한 가지 의제를 두 번 논의하지 않는 원칙.

③ 구 사건 우선(舊 事件 優先)의 원칙 : 전번 회기에 결정짓지 못한 유안건은 이번 회기에 신안건보다 우선 처리해야 한다는 원칙.

④ 회기 불계속(會期 不繼續) 원칙 : 회기 중에 취급되지 않았거나 부결된 안건은 소멸된다는 원칙.

⑤ 후 결의 우선 원칙(신법 우선 원칙)과 선 결의 우선 원칙 : 선 결의와 후 결의가 모순될 때는 후 결의가 우선한다는 원칙(후 결의 우선 원칙). 그러나 이는 동일 회기가 아닌 경우를 말한다. 만약 동일 회기일 경우는 일사부재의 원칙에 따라 선 결의가 우선한다(선 결의 우선 원칙).

⑥ 일문일답 금지(一問一答 禁止) 원칙 : 찬성과 반대자가 서로 일문일답 형식으로 논쟁하듯 하는 대화식 토론을 금지하는 원칙.

⑦ 토론 자유(討論 自由)의 원칙 : 회장에게 언권을 받아 발언할 때 어떤 방해나 제약을 받지 않아야 한다는 원칙.

 

해산전기의 신제품 아이디어 회의에서는 200개가 넘는 아이디어를 내지 않으면 회의를 마칠 수 없다는 규정이 있다. 하지만 아이디어 200개는 말처럼 쉬운 일이 아니다.

 

어떻게 해야 이 아이디어 회의를 마칠 수 있을까.

 

① 고객 클레임에 신속하게 대처해야 한다는 핑계로 회의 자리를 뜬다.

② 한 사람당 아이디어를 30개씩 생각해온다.

③ 브레인스토밍으로 아이디어를 200개 만들어낸다.

④ 아이디어를 낼만한 사람을 부추겨서 내도록 한다.

 

자유로운 발상을 위한 브레인스토밍은 요리로 치면 식재료를 모으는 것이다. 식재료가 충분하면 요리의 폭도 넓어진다. 브레인스토밍의 효과를 극대화하기 위해서는 다음의 다섯 가지 규칙을 잘 활용해야 한다.

 

. (규칙1) 기성개념과 상식을 버린다.

. (규칙2) 뭐든지 좋으므로 많이 제안한다.

. (규칙3) ‘하지 말자.’ 3종 세트 (비판하지 말자, 토론하지 말자, 장황하게 설명하지 말자)

. (규칙4) 연상게임

. (규칙5) 항목별로 기록한다.

 

‘기성개념과 상식을 버린다.’는 것은 ‘제로베이스 사고’를 의미한다. 기존의 개념이나 상식에 사로잡힌 상태에서는 과감한 현상 타파를 이룰 수 없다.

 

일본의 약국 체인인 ‘마쓰모토 키요시’는 약국의 사업영역을 제로베이스에서 생각했다. 즉, 약국의 업무를 ‘건강증진산업’으로 새롭게 정의한 것이다. 그러자 여성의 미용, 패션, 마음의 건강, 청결도 건강증진에 도움이 된다는 생각의 전환이 이루어졌다. 여기에 화장품까지 판매해서 젊은 여성층을 끌어들였고 대성공을 거둘 수 있었다.

 

[참고자료]

 

기획의 프레임이 바뀌는 전략사고, 니시므라 가쓰미 지음, 김주영 옮김, ㈜위즈덤하우스

[네이버 지식백과] 회의 원칙 [會議 原則] (교회용어사전 : 교회 회의, 2013. 9. 16., 가스펠서브)