사회복지사 등을 위한 '알기 쉬운 문서 관리'

여기서 "도대체 왜 이런 문서를 이렇게 작성을 해야 하는가?"에 대한 답답함을 풀어보도록 하자. 물론 온라인전산시스템 도입이 빠르게 이루어지고 있으나, 여전히 A4용지에 타이핑 되는 문서의 그 가치는 중요한 상태이다.

 

1-1. 알아두기

 

ㅇ 모든 행정사무는 문서로 시작해서 문서로 끝난다.

ㅇ ‘문서(文書)’는 ‘글이나 기호 따위로 사람의 의사나 관념, 사상을 나타낸 것’이라는 의미를 갖는 단어이다. 그래서 일반적으로 ‘사람의 의사나 사물의 형태·관계 등을 문자·기호·숫자 등을 활용하여 종이 등 매체에 기록·표기한 것’을 뜻한다.

ㅇ 공문서(公文書)란 ‘행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다)와 행정기관이 접수한 모든 문서’를 말한다.(｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣ 제3조제1호)

ㅇ 일반적으로 아래 표와 같은 경우에 (공)문서가 필요하게 된다.

 

1-2. 문서처리의 3원칙: (1) 신속처리의 원칙 (2) 책임처리의 원칙 (3) 적법처리의 원칙

 

1-3. 문서의 종류:  문서의 종류는 아래 표와 같다.

 

 

직무수행 관련하여 다양한 형태의 기록물들이 만들어지는데, 그 모든 것이 (공)문서가 될수는 없다. 어떤 요건을 충족해야만 (공)문서로서의 제 효력을 갖추게 되는 것일까. 

 

문서는 결재권자가 해당 문서에 서명(전자이미지서명, 전자문자서명 및 행정전자서명 등 포함)의 방식으로 결재함으로써 성립한다. 따라서 '결재'는 문서가 성립하기 위한 최종적이며 절대적인 요건이다. (규정 제6조제1항)

 

이에 업무 수행 중에 작성된 다양한 자료 중 결재권자의 결재가 충족되어지지 않은 서류는 문서가 아니다.

 

 

 

문서로서 성립되는 것과 문서로서의 제 효력이 발생되는 것은 다르다. '결재'에 의해 문서로서의 가치를 갖게된 것이 어떤 조건을 충족해야만 문서로서의 제 효력이 발휘될까.

 

3-1. 문서 시행의 의의 - 문서시행이라 함은 내부적으로 성립한 행정기관의 의사를 외부로 표시하는 단계로서 문서의 효력을 발생하게 하는 절차를 말한다.

 

3-2. 문서 시행의 절차 - 문서를 시행하기 위해서는 일반적으로 시행문의 작성, 관인 날인 또는 서명, 문서 발신 등의 절차를 거친다.

 

3-3. 문서 기안문과 시행문

 

결재 받은 문서(기안문) 중 외부로 발신할 문서는 시행문을 별도로 작성하여야 하는데, 2004년부터 기안문과 시행문이 하나로 통합됨에 따라 별도의 시행문 서식은 없다(시행령 제12조제1항/시행규칙 제9조제1항). 따라서 결재가 끝난 일반기안문에 관인을 찍으면 시행문이 된다. 즉, ｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣제8조 제2항 단서에 따른 문서(기안문 및 시행문 서식이 아닌 서식으로 작성한 문서)를 시행하는 때에는 시행문을 따로 작성하지 아니하고 당해 문서의 발신명의란에 관인을 찍거나 행정기관의 장이 서명하여 시행할 수 있다. 다만, 수신자의 개인정보보호 등을 위하여 필요할 때에는 수신자별로 시행문을 작성, 시행하여야 한다. (시행령 제12조제2항)

 

3-4. 문서 시행의 방법

 

ㅇ 문서시행의 방법으로는 일반적으로 문서발송의 방법이 있다. 여기에는 주로 정보통신망에 의한 발송, 인편에 의한 발송, 우편에 의한 발송, 팩스에 의한 발송의 방법이 있다.

ㅇ단순사항을 전자게시판 또는 홈페이지에 게시하는 방법도 시행방법의 하나이다.

 

3-5. 문서의 효력 발생 시기 (* 문서의 성립 시기와 효력 발생 시기는 다르다.)

 

3-6 관인날인 및 인영인쇄 사용

 

ㅇ 행정기관의 장의 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장･상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인을 찍거나 행정기관의 장이 서명한다.

ㅇ 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서와 행정기관 간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등 경미한 내용의 문서에는 관인날인 또는 서명을 생략할 수 있다.(「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙」 별표1)

 

 

문서는 그 작성에 있어 어떤 방침을 가지고 있을까. 이것만 제대로 알아도 문서작성은 쉬어진다. 

 

4-1. 기안의 개념

 

기안이라 함은 행정기관의 의사를 결정하기 위하여 문서의 문안을 작성하는 것을 말한다. 기안은 주로 상급자의 지시사항이나 접수한 문서를 처리하기 위하여 행하여지나, 법령/훈령/예규 등을 근거로 하거나 또는 순수한 자기발안(自己發案)으로 이뤄지기도 한다.

 

4-2. 기안의 원칙

 

문서의 기안은 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격, 그 밖의 특별한 사정이 있는 경우에는 종이문서로 기안할 수 있다.(규정 제8조 제1항).

4-3. 기안자의 자격

 

ㅇ 기안자의 범위에 관하여는 아무런 제한이 없다.

ㅇ 규정 제60조에 따라 분장 받은 업무에 대하여 그 업무를 담당하는 자는 직급 등에 관계없이 기안할 수 있다.

 

4-4 문서 기안 시 주의 사항

 

올바른 문서 작성은 정확한 의사소통을 위하여 필요할 뿐만 아니라 문서 자체의 품격을 높이고, 그 기관의 대외적인 권위와 신뢰도를 높여준다.

 

① 일반 원칙; 문서는 어문규범을 준수하여 한글로 작성하되 특별한 사유가 없으면 이해하기 쉬운 용어를 사용해야 한다.

 

② 문서의 정확성(바른 글)

 

③ 숫자 등의 표시

 

 

유형이든, 무형이든 개념을 갖고 있는 모든 것은 체계를 갖추고 있다. 문서 또한 예외가 아니다. 즉, '체계'를 알면, 문서 작성은 정확성을 높이고, 효율성을 강화시킬 수 있다. 

 

 

5-1 두문 작성 방법

 

‘행정기관명’은 문서를 기안한 행정기관 명칭을 기술하면 된다. 예를 들어 ‘장애인직업재활시설 어울림터’라고 기술하면 되는 것이다. 이때 행정기관의 로고, 상징, 마크, 홍보문구 등을 함께 표시할 수 있는데, 로고(상징, 마크) 등과 같은 이미지는 ‘행정기관명’ 기준 왼쪽 앞에 2cm×2cm범위 내에서 표시함이 원칙이고, ‘홍보문고’는 ‘행정기관 명’ 바로 위에 기재함이 기본이다.(시행규칙 제4조 제2항)

 

‘수신’은 ‘수신자’ 혹은 ‘수신처’로 기재된다. 이때 주의해야 할 점은 바로, ‘수신자’로 기재한 경우에는 수신자의 직함(혹은 직위)을 기술해야 한다는 것이다. 이대 수신자의 직함은 동 문서가 접수되는 기관의 장으로 기술 (예시: 000장애인종합복지관장)하는 것이 일반적이다. 반면에 ‘수신처’로 기재되었다면, 시설 혹은 기관명이 표기(예시: 000장애인종합복지관)되어야 한다. 수신자가 없는 내부결재문서인 경우에는 수신 란에 ‘내부결재’라고 표기(예시: 수신자 내부결재)하면 된다.

 

‘수신자(처)’가 1개 이상이 경우에는 ‘수신자(처)’에 ‘수신자 참조 또는 수신처 참조’라고 기술하고, 결문의 ‘발신명의’ 아래에 ‘수신자 혹은 수신처’라고 적은 후에 아래 표 중에서 하나를 택해 기술하면 된다.

 

5-2 본문 작성 방법

 

본문은 ‘①문서 제목, ②내용, ③붙임’으로 나뉜다.

 

① 문서의 제목은 ‘6하 원칙’에 준거하여 이 문서가 어떤 목적과 내용을 갖고 있는지에 대해 알 수 있도록 간단, 명료하게 기술함을 원칙으로 한다. 이때, 제목의 끝 부분에 문서의 성격을 쉽게 알 수 있도록 ‘개최, 조사, 의뢰, 신청, 회신, 협조 요청 등’과 같은 표현을 연계하여 표기한다. (예시: 제20회 장애인의 날 기념행사 안내 및 참석 협조 요청)

 

② 본문에서 제일 중요한 부분은 ‘내용’이다. 문서의 본문은 그 성격이 ‘편지’와 유사하다고 생각하면 된다. 편지의 형식은 서두, 본문, 결미로 나뉘는데, ‘서두에는 상대방에 대한 인사 및 자기 안부를 적고 본문에서는 편지를 쓴 내용을 구체적으로 밝히고, 결미에는 끝인사를 기재’하는 것이 원칙이다. 본 내용은 크게 아래와 같은 형태로 나뉘어져 기술됨이 원칙이다.

 

③ 붙임: ‘붙임’은 예를 들어 ‘사업계획서, 사업안내서, 회의록 등’과 같이 다수의 서류를 문서발송 시 반드시 첨부해야 할 경우에 그 서류의 명칭과 첨부되는 서류의 부수를 표기하는 영역이다. (예: 붙임 1. 000 사업계획서 1부 끝.)

 

5-3. 두문 및 본문 작성 시 주의 사항

 

 

ㅇ 문서를 작성할 때에는 ‘6하 원칙(5W1H - 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게)’을 적용하여 내용을 구체적이고, 명확하게 작성한다.(구체성 있는 글)

 

. 구체적이며 개별적인 표현을 쓴다. 추상적이고 일반적인 용어보다는 구체적이고 개별적인 용어를 쓴다 즉 . “생산이 증 가했다.”고 하는 것보다는 “생산이 가 더 증가했다 25% .”로 하고, “발병했다”보다는 “독감에 걸렸다.”고 하는 것이 보다 구체적인 표현이다

. 적극적인 표현을 쓴다. “목표가 달성되도록 노력하겠다.”보다는 “노력하여 목표를 달성하겠다.”하는 것이 훨씬 적극적이며 강력한 표현이다.

. 애매한 표현이나 과장된 표현을 피한다. 한계가 분명하지 아니한 표현 즉 구체적인 사례가 없이 막연하게, ‘중대한 과실’, ‘경미한 사항’이라고 표현하거나, ‘가능하면’ 등과 같은 모호한 표현 그리고 ‘A과 직원과 B과 직원의 반수’와 같이 수식이 어느 말에 걸리는지 불분명한 표현 등은 바람직하지 않다.

 

ㅇ 신속성(이해가 빠른 글)

 

. 문장은 짧게 끊어서 ‘개조식’으로 쓴다.

. 내용을 ‘개조식’으로 항목을 구분하여 열거하는 형식을 취하면, 뜻도 간명해질 수 있고, 상대방에게 강조하는 사항을 시각적으로 돋보이게 할 수 있다 또한 문자의 길이가 짧아야 간결한 문서를 작성할 수 있다.

가급적 먼저 결론을 쓰고, 그 다음에 이유 또는 설명을 쓴다.

. 한 문장 한 뜻의 짧은 글로 표현한다.
. ‘무엇을 어떻게 한다.’ 또는 ‘무엇이 어떠하다.’는 식으로 짧게 표현한다.

 

ㅇ 용이성(쉬운 글)

 

. 읽기 쉽고 알기 쉬운 말로 쓴다.

. 추상적이고 개념적인 어구를 피하고 쉬운 용어를 사용함으로써 상대방이 쉽게 이해 할 수 있도록 한다. 쉽게 표현하려면, 우선 문장화하고자 하는 내용 전체에 대한 이해도가 필요하다.

. 어구의 표현을 간략하게 한다. 예를 들면, ‘검사를 실시한다.’보다는 ‘검사한다.’로 ‘…에 해당한다고 할 수 있으므로’보다는 ‘…에 해당하므로’의 표현을 사용한다. 물론, 법률적인 판단 또는 해석 등을 하는 경우, 어구의 표현을 간략히 하는 것보다는 구체적으로 할 필요가 있는 경우가 있는데, 이 경우에는 그에 따라야 한다.

. 한자나 어려운 전문용어는 피한다. 만약 한자 또는 전문용어를 쓸 필요가 있을 때에는 한글 다음에 ( )를 하여 한자를 쓰거나 용어의 해설을 붙인다.

. 받는 사람의 이해력과 독해력을 고려하여 쓴다.

. 다루기 쉽게 1건 1장주의(1장 BEST)로 한다.

. 불필요한 정보의 제시나 장황한 설명을 피하고 상대방에서 온 문서에 있는 내용을 회신 문서에 다시 되풀이하지 않는다.

 

ㅇ 성실성(호감이 가는 글)

 

. ‘성실성’은 ‘문서를 성의 있고, 진실하게 작성함으로써 상대방에게 호감과 친근감을 심어 줄 수 있게 한다.’는 것이다. 성의 있게 작성된 문서는 상대방으로 하여금 그 조직에 대해 호감과 신뢰를 가지게 할 것이기 때문에 결국 호의적이고 긍정적인 행동을 하도록 유도할 것이다.

. 문장은 과장하지 말고 진실하게 표현한다. 즉, 내용은 사실 그대로 정직하게 나타내야 한다.

. 적절한 경어(敬語)를 사용한다. 평상시 대화에서 일상적으로 쓰는 정도가 적당하다. 반면에 지나친 경어와겸양어의 사용은 오히려 상대방에게 불쾌감을 줄 수도 있으므로 주의해야 한다.

. 상대방을 무시하는 표현이나 감정적・위압적인 과격한 표현을 쓰지 않는다.

. 아직도 일부 기관에서는 하급기관에 보내는 문서에 “...할 것 ” 또는 “...하기 바람” 등과 같은 권위적인 표현을 쓰고 있는데, 이러한 표현은 조직 상하 간의 관계를 경직시켜 원활한 의사소통에 지장을 초래하기 쉽다.

 

 

서두에서 문서 성립의 필수 요건은 '결재'라고 강조 하였다. 그렇다면, 문서 결재는 어떤 과정을 거치고, 그 과정별로 어떤 주의사항 등이 존재할까. 

 

7-1. 개념 이해

 

결재(決裁)란 ｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣상 ‘해당 사안에 대하여 행정기관의 의사를 결정할 권한이 있는 자가 그 의사를 결정하는 행위’를 말한다. 따라서 기관의 장 또는 결재권을 위임받은 자가 행정기관의 의사를 결정하기 위한 과정에서 각급 보조기관 또는 보좌기관의 서명을 받는 검토와 협조는 결재의 개념에 해당되지 않는다.

 

7-2. 결재와 정책실명제 - 기안문, 시행문에 기안자, 검토자, 협조자 및 결재권자의 직위(직급)를 온전하게 나타내고(기관장·부기관장의 직위는 간략히 표현 가능), 서명을 그대로 표시하도록 한 것은 의사결정 과정과 참여자를 알 수 있도록 하여 행정의 책임성·투명성 제고를 위한 것임.

 

7-3. 결재 받은 문서의 수정

ㅇ 결재 받은 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 수정한 내용대로 문서를 재작성하여 결재를 받아 시행함이 원칙이다(규정 제17조).

ㅇ 단, ‘삭제하거나 수정하려는 사항이 명백한 오류의 정정 등 경미한 사항인 경우’에는 ‘원안의 글자를 알 수 있도록 삭제 또는 수정하고자 하는 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정’한다(시행규칙 제14조).

ㅇ 이처럼 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 경우, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인한다.

ㅇ 그리고 시행문을 삭제 또는 수정하는 경우, 그 줄의 오른쪽 여백에 삭제 또는 수정한 글자 수를 표시하고 관인으로 날인한다.

 

 

결재를 받다보면, '검토'를 받고 오라는... '협조'를 받으라는 표현을 듣게 된다. 이 말이 무슨 뜻일까.

 

8-1. 개념 이해

 

‘검토(檢討)’는 기안자가 문서 기안을 토대로 결재권자까지 결재 단계를 밟으며 결재를 받는 것을 통칭한다고 보면 될 것이고, ‘협조(協助)’는 결재 과정에서 또는 결재 완료 후에 기안내용과 관련이 있는 다른 부서나 기관의 합의를 얻는 것을 의미한다. 즉, ‘검토’는 직제 상 수직적 합의를, ‘협조’는 수평적 합의를 의미한다.

 

8-2. 검토자의 검토 사항

 

문서 결재 대비 중간관리자의 제 기능과 역할이 제일 큰 부분이 바로 본 항이다. 아래 표와 같은 제 기능과 역할을 어떻게, 어느 정도 수행하는가에 따라 중간관리자의 능력이 위로부터, 아래로부터 평가를 받게 된다. 

 

 

문서는 도달주의 원칙에 의거 문서로서 제 효력이 발생한다고 하였다. 그렇다면, 내가 기안해서 결재가 완료된 문서를 발송하고자 할때 어떤 방법이 있는 것일까. 

 

9-1. 문서시행 - 내부적으로 성립한 행정기관의 의사를 외부로 표시하는 단계로서 문서의 효력을 발생하게 하는 절차를 말한다.

9-2. 문서 시행의 절차 - 문서를 시행하기 위해서는 일반적으로 시행문의 작성, 관인 날인 또는 서명, 문서 발신 등의 절차를 거친다.

 

9-3. 문서의 발송

ㅇ 문서시행의 방법으로는 일반적으로 문서발송의 방법이 있다.

ㅇ 문서발송은 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 그 밖의 특별한 사정이 있는 경우에는 인편･우편･팩스･전신･전신타자･전화 등으로 발신할 수 있다.

ㅇ 그 내용이 중요한 문서는 등기우편이나 그 밖에 발신사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발신한다.

ㅇ 단순사항을 전자게시판 또는 홈페이지에 게시하는 방법도 시행방법의 하나이다.

 

9-4. 행정기관의 장은 공문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실･훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.

 

 

타 사회복지시설로부터 문서가 송부되었다. 이 문서를 어떻게 접수하고, 결재하며, 그 과정에서 어떻게 공람해야할까.

 

10-1. 문서의 접수

 

문서는 처리과에서 접수한다. (규정 제18조제1항/시행규칙 제15조제1항) 접수한 문서는 접수일시와 ｢공공기록물 관리에 관한 법률 시행령｣ 제20조에 따른 접수등록번호를 접수란에 전자적으로 표시하여야 한다. 접수란이 없거나 전자적으로 표시할 수 없는 문서인 경우에는 두문의 오른쪽 여백에 ‘접수인’(규칙 별표2)을 찍고 접수일시와 접수등록번호를 적는다.

 

ㅇ 문서의 반송(발신한 기관으로 되돌려 보내는 것) - 접수한 문서에 형식상의 흠이 있으면 그 문서의 생산등록번호, 시행일, 제목 및 반송사유를 구체적으로 밝혀 발신한 행정기관의 장에게 반송할 수 있다. (시행규칙 제16조제1항)

ㅇ 문서의 이송(발신기관이 아니라 소관기관으로 송부하는 것) - 행정기관의 장은 접수한 문서가 다른 행정기관의 소관사항인 경우에는 그 문서를 지체 없이 소관 행정기관의 장에게 이송하여야 한다. (시행규칙 제16조제2항)

 

10-2. 문서의 공람

 

ㅇ 처리과의 문서 수신·발신 업무 담당자는 접수한 문서를 처리담당자에게 인계하고 처리담당자는 해당 문서에 대한 공람을 거쳐 업무처리를 한다(규정 제18조제4항).

ㅇ 공람순서: 공람의 순서에 대하여는 특별한 규정을 두고 있지 않다. 따라서 상급자 또는 하급자부터 순서대로 공람하는 순차공람과 직위에 관계없이 동시에 공람하는 병렬공람이 모두 가능하다. (※선결(先決) 제도는 1970. 9. 18. ｢정부공문서규정｣의 개정을 통해 처음 도입된 후, ｢사무관리규정｣ 개정으로 1999. 9. 1. ‘선람(先覽)’으로 바뀌었으나, 2004. 1. 1.부터 폐지되었음)

ㅇ 공람의 표시

. 전자문서: 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 상에서 공람하였다는 기록(공람자의 직위 또는 직급, 성명 및 공람일시 등)이 자동으로 표시되도록 한다(규정 제18조제4항).

. 종이문서: 접수문서의 적당한 여백에 공람자의 직위 또는 직급을 표시하고 서명을 한다. 

ㅇ 결재권자의 지시(규정 제18조제5항): 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며 필요하면 업무분장에 따른 담당자 외에 그 문서의 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

 

 

업무를 수행하다보면, 책상에 쌓이는 것이 서류들이다. 결재가 완료된 내부결재서류 및 접수 공문서 등을 어떻게 보관해야 할까.

 

11-1. 문서의 보관 - '보관'이란 문서의 처리 완결 후 보존되기 전까지(문서를 생산한 연도말 까지) 소관부서단위로 관리하는 것을 말하며, '보존'은 보관기간이 끝난 문서를 다음년도 1월 1일부터 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다. 문서의 '이관'이란 보관기간이 끝난 문서 중에서 보존의 필요가 있는 것을 보존 주관부서에 인계하는 것을 말한다.

 

11-2. 문서의 이관 - 소관부서에서의 보관기간이 경과된 문서는 매년 3월 중에 보존관리장소로 이관한다. 단, 상시 열람할 필요가 있는 문서는 소관부서에서 직접 보존관리 할 수 있다.

 

11-3. 문서의 보존 - 이송된 이관문서는 총무부(팀)에서 문서고 관리담당자를 지정하여 집중관리하며 년 1회 이상 보존문서기록대장과 보존문서를 대조하여 그 상태를 확인해야하며 보존관리에 최선을 다하여야 한다.

 

11-4. 문서 보존기간 설정 - 문서보존기간은 ‘영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분’하며, 보존기간별 책정기준은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제26조 규정의 별표 1과 같다.

 

11-5. 보존 문서 폐기 - 보존기간이 끝난 문서는 보존문서기록대장에 적색으로 폐기일자를 기록하며 폐기되는 모든 문서에 폐기인을 날인하고 문서관리팀의 주관 아래 폐기 처리한다. [끝]

 

 

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