사회복지사가 알아두면 좋을 '보고-회의-사회'

사회복지 현장에서 사회복지사로서 가장 많이 접하면서, 이에 대한 지식과 정보 혹은 노하후 등이 미흡한 영역이 바로 '보고 - 회의 - 사회'이다.

 

뭐랄까. 기계적이고, 반복적으로 돌아간다고 할까. 

 

그래서 '보고 - 회의 - 사회'는 사회복지현장에서, 사회복지사에게는 부정적 개념이요, 회피하고 싶은 영역이다. 긍정적인 기억이, 느낌이 충만하지 않은 존재인 것이다.

 

그렇다고 '보고 - 회의 - 사회'와 이별할 수 있을까. 사회적 흐름상, 조직의 생리상 그것은 불가능하다. 그렇기에 사회를 구성하는 방식이 '협동, 갈등, 경쟁'인 것처럼, 사회복지현장은, 사회복지사는 '보고 - 회의 - 사회' 영역과 '갈등 혹은 경쟁'에서 벗어나 '협동'을 적극적으로 모색할 필요가 있다. 

 

 

 

1-1. 개념

 

보고(保辜)는 ‘일에 관한 내용이나 결과를 말이나 글로 알림’이라는 사전적 의미를 가지고 있는 단어이다.

 

행정적으로는 ‘조직 내에서 상하 계층 간이나 부서 상호간 또는 기관 상호간에 법령의 규정 또는 지시나 명령에 의하여 구두, 전화, 전신, 서면 등으로 일정한 의사 또는 자료를 전달하는 과정’이라는 가치를 가지고 있다.

 

보고(報告)와 통보(通報): 일반적으로 하급자(하급기관)가 상급자(상급기관)에게, 즉 수직적인 관계에서 일정한 의사전달을 하는 경우를 보고(報告)라 하며, 동일직급이나 동급의 부서 간 또는 기관 간 수평적 관계에서의 일정한 의사전달 과정은 통보(通報)라고 한다.

 

1-2. 사고의 전환

 

보고 및 결재는 상사가 나를 어느만큼 아끼고 성장시키고자 하는 가를 보여주는 척도이다. - 보고 시 엄청 많은 지적을 받는다는 것은 그 만큼 나를 아끼는 것이기 때문에 – 상사의 축적된 지식을 무상으로 나눠주는 것이기에 - 그 이상으로 행복할 필요가 있다.

 

보고 및 결재는 나의 PR이다. - 보고(또는 보고서)를 통해 ‘조직의 성장에 얼마만큼 기여하고 있는지, 고객이 조직을 얼마나 사랑하게 만들고 있는지 그리고 나는 얼마만큼 성장하고 있는지’를 상사에게 당당하고도 정중하게 알리는 행위이다.

 

보고 및 결재는 나의 성장을 위해 필연적으로 함께 가야할 무형의 동행자이다. - ‘보고’라는 행위는 마치 종합예술작품 같다. 만약 여러분이 동일 업무를 몇 해 동안 맡고 있다면, 매해 사업보고서를 꺼내어 한 번 비교해보라. 필자는 초등학생부터 고등학생까지 미술부 활동을 했었고, 그래서 방 한구석에 그림들을 모아두었다가 간혹 꺼내보곤 했는데... 과거의 그림을 보면서 “이렇게 그림을 못 그리면서 그 때 당시에 뭐 그리 잘 그리는 것처럼 우쭐했을까?”하는 생각을 갖곤 했다. 분명히 여러분들도 과거 자신의 보고서들을 살펴보면 웃음이 쏟아져 나올 것이다. 필자는 지금도 어떻게 하면 ‘명료하고, 간략하게 그리고 체계적으로 보고서를 작성할 수 있을까?’에 대해 고민하고 있고, 시험 적용해보고 있다.

 

1-3. 보고(報告)의 가치

 

보고(報告)는 조직, 고객, 지역사회라는 가족의 건강과 행복을 위해 정성껏 준비된 밥상이다. 좀 더 안으로 들어가 보면, 보고(報告)는 상사 또는 동료에 대한 존경을 담음 푸짐한 밥상이다.

 

그렇다면 정성껏 준비된 잘 차려진 밥상은 어떤 밥상일까. 바로 ‘먹거리X파일’과 같이 여러분의 식탐을 이끌어낼 수 있는 밥상이 바로 잘 차려진 밥상일 것이다.

 

식사 준비 과정을 떠올려 보자. 그리고 식사 준비 단계별 각 과정이 조직의 운영 시스템 대비 어떤 관련 의미를 가지고 있는지 생각해보자.

 

① 식사 준비 전에 ‘이번에는 어떤 반찬을 할까?’라고 주 메뉴를 생각한다(고민: 전(前) 식사 상태, 예를 들어 점심을 준비한다면 아침 또는 어제 저녁 식사의 주 메뉴는 무엇으로 했는지에 대한 생각도 겻 들여서…)

② 나의 식사 주 메뉴를 말하면서 가족의 의견을 수렴한다(공유 및 의견 수렴).

③ 다양한 가족의 의견을 듣고(브레인스토밍), 하나로 통일한다(회의, 조정: 이때 고려되는 것이 ‘가족 각자의 상태, 식사 준비 시간, 집에서의 식사 준비 가능성, 식사 준비 관련 경제적 부담 정도, 식사 준비 시 일손의 개입 정도, 식사 후 설거지 정도 등’을 고려한다(내・외부 환경 분석).

④ 집에 어른이 계시면 어른의 뜻을 우선 살핀다(존경, 성찰).

⑤ 식사의 주 메뉴가 결정 나면, ‘밥상’을 어떻게 차릴지에 대해 전반적인 구도를 결정하게 된다. 즉, 주 매뉴에 부합되는 재료를 생각, 결정한다(네트워크).

⑥ 요리한다(실행)

⑦ 맛보기 또는 맛보기를 부탁한다(중간 점검)

⑧ 식사하며 음식에 대해 얘기 나눈다(평가)

 

어떤가. 상기 8단계 식사 과정이 민간사회복지시설의 1년 사업계획·보고·평가와 다를 바 없지 않은가.

 

그럼 잘 차려진 밥상의 전제 조건은 무엇일까. 다음과 같은 5가지 마음이 필요하다.

 

① 사랑과 존경의 마음(예: 가족의 건강을 항상 생각한다)

② 거짓 없는 마음(예: 깨끗한 재료만을 엄선한다)

③ 노력과 정성의 마음(예: 재료를 잘 씻고 요리에 최선을 다한다)

④ 희생의 마음(예: ‘나만~’이라는 생각을 절대 떠올리지 않는다)

⑤ 기쁨의 마음(예: 남김없이 먹은 밥상을 보며 행복해 한다)

 

그리고 이러한 5가지의 마음은 아래 보고(報告)의 4가지 원칙과 잘 버물어져야 한다.

 

① 필요성의 원칙 (사랑과 존경을 바탕으로 한 성찰의 마음)

② 완전성의 원칙 (거짓 없는 마음)

③ 적시성의 원칙 (희생의 마음)

④ 정확성의 원칙 (노력과 정성의 마음)

 

잠깐만… 잘 차려진 밥상의 전제 조건 중 하나인 ‘기쁨의 마음’이 어디에 있을까. 상기 4가지 원칙에 의해 보고가 준비 및 행해진 이후에 사회복지사 여러분의 마음에 자리 잡을 것이다.

 

https://blog.daum.net/swk3951/209

(사상) 26. '보고'와 함께 성장하는 사회복지사가 되자.

https://blog.daum.net/swk3951/235

(사상) 30. ‘보고(報告)’는 ‘잘 차려진 밥상’이다!

 

 

 

2-1. ‘회의’ 개념

 

회의(會議)는 모일 회(會)와 의논할 의(議)로 형성된 한자어로 '여럿이 모여 의논함. 또는 그런 모임.'이라는 사전적 의미를 가지고 있는 단어이다. 즉, '여럿이 모여 의논하는 행위와 그 행위를 위한 모임'이라는 두 가지 의미를 가지고 있는 것이다.

 

그래서 사회복지현장가 여러분들이 사업과 관련해서 2인 이상이 모여 특정 사안에 대해 논하는 것도 회의이고, 일시를 정해 그 안에서 특정 사안을 가지고 대화를 나누는 것 또한 회의인 것이다. 이렇게 본다면 우리 사회복지현장가는 의식적, 무의식적으로 사회복지현장에서 회의라는 활동을 지속적으로 행하고 있는 것이다.

 

'회의(會議)'에 대해 조작적 정의를 내려 보면, '건전한 혹은 건강한 갈등문화를 바탕으로 어떤 일(사업, 대사, 변고 등)에 대하여 여럿이 모여 의견을 나눔으로써 명료하고, 창의적인 집단지성(다수의 지능)을 이끌어내는 논의의 장'이라고 할 수 있겠다.

 

2-2. ‘회의’ 가치

 

인간은 삶을 영위함에 있어 왜 이와 같은 회의를 중요시하게 여기고 있는 것일까. 그것은 바로 나의 안녕을 위해서는 '집단 지능'이 매우 효과적이고 가치가 있다는 것을 터득했기 때문이다.

 

지성을 활용하여 사회조직을 자연법칙에 맞게 조정하지 않는다면, 인간성이 왜곡되고 사람이 짐승처럼 되어버릴 것이다.(사회문제의 경제학에서 발췌) 그래서 문명이 진보하기 위해서는 사회문제의 처리에 더 많은 지능이 투입되어야 한다. 그런데 이때 필요한 지능은 바로 소수가 아니라 다수의 지능이어야 한다.(진보의 법칙)

 

 

2-3. 우리나라 ‘회의’ 실태

 

'대한상공회의소'에서 2017년도에 조사 발표한 '국내 기업의 회의문화 실태와 개선 해법'에 관한 자료를 바탕으로 우리나라 조직에 있어서의 회의 문화 실태를 직간접적으로 살펴보자.

 

대한상의가 직장인 1000여 명을 대상으로 조사한 결과 ‘결론 없이 종료되는 회의가 많다’는 답변은 절반이 넘는 55.2%에 달했다. ‘회의 결론이 실행될지 의문이다’는 답변도 53.9%에 이르렀다.

 

대한상의 관계자는 “결론도 실행도 없는 회의에 익숙해지다보니 직장인 대다수가 ‘회의=시간낭비’로 생각하는 경향이 많아지고 이것이 다시 무기력한 회의태도를 낳는 악순환이 반복되고 있다”고 말했다.([카드뉴스] ‘회의’와 ‘삽질’의 공통점 / 이데일리, 2017-03-27)

 

 

회의 자체가 나쁜 게 절대 아닙니다. 회의는 집단지성을 발휘하는 힘이 있습니다. 불필요한 회의가 문제이며, 불필요한 회의에 중독된 당신이 문제입니다.

 

 

 

2-4. 원인을 알면, 답이 보인다.

 

 

https://blog.daum.net/swk3951/188

회의에 대한 긍정적 사고와 참여 자세

 

2-5. “나는 회의를 어떻게 개최 및 참여하고 있을까?!” 한 번 점검해보자!

 

'회의' 관련 나와 우리 조직은 어떻게 준비 및 추진하고 있는지에 대해 아래와 같은 체크리스트를 통해 점검해보면 좋을 것 같다.

 

* 필자가 개발한 체크리스트임. '나' 영역 100점 만점, '직장' 영역 100점 만점. 본 2개 영역 평균 점수가 높을수록, 본 2개 영역 점수의 갭차가 작을수록  '회의'에 대한 나의 만족도는 높다.

 

2-6. 굿(Good) 회의 원칙 16

 

탑다운 형태의 조직문화 개선은 효과가 없다는 것이 일반적입니다. 즉. 바썸-업 형태의 자발적 개선 활동이 병행되지 않으면 조직의 회의문화는 바뀌지 않는다.

 

그렇지만 조직이 바뀌지 않고, 타인이 바뀌지 않는다고 해서 나 자신의 회의사고와 행태 역시 바뀌지 않는다는 것은 아니다. 나 자신이 회의의 가치와 제 기능과 역할 등에 대해 확고한 신념을 바탕으로 현장에서 실천해 나가기 시작한다면, 나 자신과 나 자신을 둘러싼 환경(예: 조직 등)에 회의문화 변화라는 물결은 충분히 일으킬 수 있다. 단, 너무 서두르거나, 조바심을 내지 않도록 주의할 필요가 있다.

 

명심하자. ‘회의문화 개혁’이라는 변화 물결의 시발점은 바로 나 자신의 개선된 회의문화(의식)를 바탕으로 자원과의 관계 속에서, 직원과의 관계 속에서 또는 연계협력 관계 속에서 차근차근 만들어 가면 되는 것이다.

 

달리 표현하면 여러분 개개인이 여러분 자신이 주도하는 혹은 참여하는 회의에서부터 그 변화를 이끌어내는 노력을 시작하면 되는 것이다. 즉, 여러분 자신이 나비효과의 시발점이 되면 되는 것이다.

 

 

https://blog.daum.net/swk3951/486

(사상) 140. 회의 문화 개선합시다.

 

2-7. 회의 순서 및 사회

 

‘회의 식순’이란 회의를 원활하게 진행하기 위한 순서를 차례대로 기재한 문서를 지칭한다. 그리고 본 회의 식순에 의거하여 ‘회의의 원활한 진행을 책임지는 사람 또는 그 일’을 통칭하여 ‘사회(司會)’라 한다.

 

동 사회의 유형과 그 유형별 식순 그리고 사회자 역할 등을 정리해보면, 아래 표와 같다. (* 암기하려고 하지 말고, 좌측편 이사회 진행 절차를 상기하면서, 사회자의 제 기능과 역할 그리고 그에 따른 멘트 등을 생각하면, 편안하게 이해가 될 것이다. 아무리 복잡해도 그 출발은 하나인 것이다.)

 

끝.