(사상) 139. 실효성 있는 업무분장 하에 사업을 추진하는 사회복지사가 되자.

사업을 추진할 때 가장 기본적으로 작성하는 것이 사업계획서이다. 그리고 본 사업계획서에서 가장 중요한 비중을 차지하는 것 중 하나가 '업무분장'과 '사업추진일정수립'이다. 그러나 현실적으로 그 비중도 대비 이 2개 영역에 대한 고민은 그리 깊지가 않은 상태에서 사업계획서가 작성되고 있는 것이 일반적이다. 

 

이와 같은 현상이 고착화되어지고 있는 것은 무엇때문일까. 

 

필자 입장에서 현실성 있는, 사업의 효율성과 효과성을 담보할 수 있는 '업무분장과 사업추진일정수립'을 위해서는 사업 담당자 입장에서 다음과 같은 6단계의 제 노력이 반드시 필요하다고 본다. 

 

1단계: 특정 사업관련 직무를 나눌 수 있는 한 나눠라.

 

본 단계에서의 직무 분석은 아래 표와 같이 ‘준비, 추진, 평가/보고’ 3개 영역으로 구분, 추진하는 방법을 추천한다. 그리고 사업을 행함에 있어 < ‘사업 준비관련 직무’는 동료와 함께, ‘사업 추진관련 직무’는 되도록 나 스스로 그리고 ‘사업 평가/보고관련 직무’는 동료와 함께 > 라는 원칙을 준수하길 권한다. 이때 < ‘사업 추진관련 직무’는 나 스스로 >라는 방침은 시간적, 역량적 관점에서 나의 통제 범주 하에 들어옴을 전제로 한다.

 

그럼 사업계획서 작성 시 필수적으로 기재되는 ‘업무분장’은 아래 표 3개 영역 대비 그 필요도 순에 따라 나열한다면, 어떤 순서가 될까. 필자의 경험에 의하면, 1순위는 ‘평가’, 2순위는 ‘준비’, 3순위는 ‘추진’이다. 사업 추진과 준비는 나 혼자 할 수 있다고 해도, 평가는 나 혼자서 할 수 없는 영역이기 때문이다.

 

 

2단계: 이렇게 나눈 직무를 대분류 또는 중분류 사업 영역 대비 유사한 직무끼리 다시 묶어라.

 

사회복지사인 내가 담당하고 있는 사업은 아래 표와 같이 다양한 형태의 직무유형들이 프로그램이라는 옷을 입고 퍼즐형태로 결합되어져 있는 것이 일반적이다. 그렇기에 이와 같은 직무 결합 형태를 제대로 파악/인지하고 있는가, 인지하지 못하고 있는가가 업무분장과 사업추진일정 수립에 있어 매우 중요한 변수로 작용한다. 즉, 사업 관련 명료한 직무 분석이 없이 효율적이고 효과적 사업 추진을 기대하는 것은 욕심이다.

 

아래 표는 장애인복지관 대분류 및 중분류 사업영역을 기술해 놓은 것이다. 상기 1단계에서 쪼개어진 직무들을 아래 표 대비 ‘대분류 영역’을 기준으로 묶는 작업을 행하면, ‘프로그램 명’이라는 옷에 가려졌던 직무 본질의 모습을 볼 수 있게 된다.

 

예를 들면, ‘자원봉사자 모집 사업’은 기본적으로 < 지역사회 네트워크(① 자원 개발/관리), 운영지원(조사연구(② 모집홍보자료 제작), 홍보(③ 모집 홍보) 등) > 이라는 3가지 직무 영역이 결합되어진 사업이라는 것이다.

 

 

3단계: 이렇게 재분류된 직무군 대비 사업담당자인 나의 강점과 약점을 파악하라.

 

사업은 본 사업 담당자인 내가 추진하는 것이 맞다. 그러나 본 사업을 추진하기 위한 그 과정까지 반드시 나 혼자 할 필요는 없다.

 

앞서 강조했듯이 정말 효율적이고 효과적인 사업 추진 성과를 도출하고자 한다면, 사업 준비단계에서 반드시 내가 해야 할(* 내가 속해 있는 팀의 기능과 역할 등을 고려할 것) 그리고 할 수 있는 직무(* 나의 전문적 역량 고려할 것)와 그렇지 못한 직무를 구분해야 한다.

 

예를 들어 자원봉사담당자가 자원봉사 모집이라는 사업 대비 자원봉사 배치 영역 개발 및 필요 인력 조사 등은 자원봉사업무 담당자의 주 기능과 역할이지만, 홍보(PR) 또는 홍보물(예: 포스터 등) 제작 등과 관련해서 반드시 전문가일 필요는 없다. 왜냐하면 당신이 소속되어져 있는 조직 내외를 살펴보면, 이와 관련된 주무 팀 또는 전담동료직원 혹은 전문 지역 자원이 존재하기 때문이다.

 

4단계: 직무군 대비 부담이 되는 영역에 대한 복지관 내/외 전문가를 떠올려라. (협조를 의뢰하고 배움을 생활화하자.)

 

특정 사업 담당자인 당신이 그 준비 과정에서 반드시 주체가 되어야 할 직무 영역과 협조 요청을 받을 필요가 있는 비전문 영역이 상기 3단계처럼 구분되어진다면, 본 결과를 바탕으로 비 전문영역 등에 해당하는 직무 대비 조직 내외의 전문 인력의 협조와 참여를 적극 요청하라.

 

그 이유는 ‘적극적인 자문 및 컨설팅은 사업추진성과를 극대화시키는 반석’이기 때문이다. 즉, ‘사업 준비단계’에서 조직 내/외부 전문 인력을 업무분장을 통해 적극적으로 참여/유도하는 것은 거의 사업 담당자가 취해야 할 필수적 선행 조치이다.

 

5단계: 1단계부터 4단계까지를 고려하여 업무분장(안)을 작성하고, 이에 대한 효율성과 효과성을 판단하라.

 

이때 주의해야 할 점은 업무분장의 내용을 분장 인력 대비 제 기능과 역할을 ‘사전준비 직무, 사업추진 직무, 사업평가 직무’ 형태로 구분하여, 명료하게 기술해야 한다는 점이다.

 

그리고 이렇게 작성된 업무분장(안)에 대한 현실성을 효율성과 효과성 도모 차원에서 꼼꼼하게 체크해야 한다.

 

6단계: 업무분장(안)에 대한 관리 방침을 세우고 추진하라.

 

업무분장은 분장 그 자체가 중요한 것이 아니라 ‘서로 다른 다양한 톱니바퀴가 돌아가는 것’과 같은 ‘연대적, 협력적 추진’이 핵심이다. 이를 이끌어내기 위해서는 업무추진일정 대비 약속된 업무분장에 대한 추진 과정에 대한 세밀한, 정기적인 점검(예: 온-오프라인 회의 등을 통한)이 필요하다. [끝]

 

 

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'업무 분장' 이렇게 하면 좋아요~!