사회복지영역 '업무일지' 관리 절차와 방법

업무일지.

 

거의 모든 사회복지시설에서 일일 단위 업무일지를 작성하고 있는 것으로 알고 있다.

그런데, 이 업무일지는 왜 작성하는 것일까.

그리고 어떻게 작성하고 관리해야 효율적이고 효과적인 것일까.

사회복지현장에서 근무하는 사회복지종사자라면 이와 같은 의구심 - 정도의 차이는 있겠으나 - 을 한 번쯤은 가져보았을 것이다.

 

만약 업무일지가 하루 하루의 일과를 적어내려가는 정도라면 굳이 작성할 필요가 있을까. 하루 하루 일과를 작성해야하는 특별한 이유가 없다면 '체크리스트 또는 주간업무일지 등'의 형태로 대체도 가능할 것이다. 그렇기에 각 사회복지시설별 업무일지의 가치 즉, 기능과 역할 등을 고려하여 적절한 형태로 사용하는 것이 최상의 방법이라고 생각한다.

 

장애인복지관에서는 '년사업계획 - 월사업추진계획 - 일일업무일지 - 월사업결과보고 - 월간사업실적보고 - 년사업보고'라는 흐름이 존재하기에 주 단위보다는 일 단위 업무일지 작성이 필수이다. 최소 30여명의 직원이 팀으로 나뉘어져 사업을 진행하다보니, 직원 개개인의 상담, 서비스 제공 등과 같은 활동량도 많고, 회의 등도 다양하다. 이와 같은 행태와 그에 따른 결과 등을 일자별로 기술해놓지 않으면 그 정보들이 다 사장되어버리게 되며, 그 정보들을 취합하여 통계를 내거나, 보고를 하거나, 시도청 등으로부터 요청받은 자료를 제출하려고 하다보면 부정확한 형태로 취합되거나, 몇 십배의 시간을 별도로 투자해야 한다. 이런 경험적 근거 등을 바탕으로 일일 업무일지의 가치와 그 기능과 역할이 중요한 것이다.

 

아래의 내용은 이와 같은 가치를 지니고 있는 업무일지의 작성 방법에 대해 현장 중심적으로 기술해보았다.

 

   

 

 

ㅇ 본 영역을 작성하기 전에 00년도 팀 업무분장 결재가 완료되었는지를 체크해야 한다. 팀 업무분장 결재가 완료되었다며, 년사업계획서 대비 나에게 분장된 직무관련 사업계획를 살펴본다.

 

ㅇ 상기 분장 된 직무 대비 년사업계획서를 살펴볼 때는 ‘사업목적과 목표 그리고 서비스 타켓 고객이 어떻게 되어 있는지, 월별 직무 목표량은 어떻게 배치되어져 있는지, 월 단위로 사업 추진이 어떻게 전개되도록 설정되어져 있는지, 연계협력 체계는 어떻게 설계되어져 있는지, 예산은 어떻게 배정되어져 있는지 등을 파악해야 한다.

 

ㅇ 지금까지의 작업이 완료되면, 이를 바탕으로 분장된 직무 영역별 년사업시행계획서 결재를 수행한다.

 

ㅇ 년사업시행계획서가 완료되면, 이를 바탕으로 개인별 업무일지의 년직무수행계획서와 연간계획서를 작성한다. 작성하는 방법은 자필기재 또는 출력·첨부 등의 방법을 사용한다. (년사업시행계획서 결재시 변동 사항이 발생할 가능성이 없다면, 본 영역 작성은 년사업시행계획서 결재를 준비하면서 작성해도 된다.)

 

 

 

ㅇ 여기서 한 가지 주의해야 할 점이 년직무수행계획서 양식 오른편에 구분되어져 있는 사업코드 영역이다. 본 코드는 경영기획팀에서 월간사업실적틀을 완성하지 않고서는 기재할 수 없는 영역이다. 그래서 경영기획팀 월간사업실적틀은 1월중하순에 완성되는 것이 보편적이기에 먼저 년직무수행계획서를 작성하고 본 칸은 1월 하순에 2차 기재하는 형태로 접근해야 한다.

 

ㅇ 지금까지의 과정이 완료되어야 그 다음 단계인 월사업시행계획서 결재로 넘어간다.

 

ㅇ 이와 같은 과정은 매년 1월 10일 이내로 완료하는 것을 원칙으로 한다. 단, 인사발표가 있는 경우에는 그 시점을 기준으로 10일 이내에 완료해야 한다.

 

 

 

ㅇ 업무일지 기준해서 년직무수행계획서와 연간계획서 작성이 완료되면 그 다음으로는 월 단위로 월간계획표와 업무추진계획표 그리고 월예산추계표 관리 단계로 넘어간다.

 

ㅇ 월간계획은 월 단위 직무수행을 일자별로 배치를 하는 과정이다. 한 마디로 30일을 기준으로 당월 업무 추진 내용 즉, 목표를 꼼꼼히 일자별로 배치하는 영역인 것이다. 본 영역의 작성은 팀별 익월 월간계획 회의를 거친 후 작성하면 그 효율성과 효과성을 더 할 수 있다. (※ 팀 차원의 통일성이 필요한 영역임)

 

 

ㅇ 월간계획이 직무 유형을 일자별로 배치하는 영역이라면, 업무추진계획은 월 단위 관리해야 할 목표량을 기재하는 영역이다. 즉, 월간계획을 바탕으로 월 단위 달성해야 할 목표를 기술하여 그 달성 상태를 관리하는 영역인 것이다. ‘년목표’는 월 단위로 반복 기재되는 영역이고, ‘누적 실적’은 월 단위 달성 실적을 누계 집계하는 영역이다. 본 영역에 대한 관리가 잘 될 경우 실적 미진이라는 사태 발생을 사전에 예방이 가능하고, 혹 미진 상태가 발생하더라도 익월에서 어느 정도, 어떻게 보완할지 등에 대한 대비가 가능하게 된다. (※ 익월로 넘기는 미진 업무내용과 목표량 등은 빨강색 등으로 구분 기술하여 관리하는 방법을 취할 것을 권유한다.)

 

 

ㅇ 일일업무일지 작성 전에 직무유형을 ‘핵심업무, 일반업무, 지원업무, 기타업무’로 구분하는 기준을 아래 예시와 같이 수립하여 ‘월간계획과 월업무추진계획표’ 작성 시에 적용하면 수월할 것이다.

 

 

ㅇ 월예산추계표 작성 및 관리는 달리표현하면 ‘사업별 금전출납부’를 작성하는 것을 의미한다. 복지관 차원에서는 년 4회 운영위원회와 이사회를 통해 3회 정도의 추경 단계를 밟는다. 그리고 이외에 예산 점검 차원에서 상하반기 각 1회, 총 2회의 예산점검절차가 있다. 그렇기에 사업계획 대비 년초에 배정받은 예산의 증감 필요성에 적절히 대처하기 위해서는 본 예산추계표를 체계적으로 작성, 관리하는 것이 바람직하다.

 

 

 

 

 

ㅇ 일일 업무일지 작성과 관련해서 먼저, 팀 차원에서 통일시킬 원칙이 있다. 바로 업무일지 작성시간과 결재를 위한 제출시간이다. 이에 대한 통일된 방침을 설정하지 못할 경우 팀 차원에서 업무일지를 바탕으로 한 업무공유 및 관리는 절대 이뤄질 수 없다.

 

ㅇ 일일 업무일지 양식에서 ‘업무수행영역과 실적’ 영역은 업무일지 담당자만이 작성 가능한 고유 영역이다. 그 기술 형태는 시간별 순차적 기술 형태와 중분류 또는 대분류 직무 유형별 구분 기술 형태로 나눌 수 있다.(※ 자세한 내용은 아래 사진 참조)

 

 

ㅇ 월간계획과 월업무추진계획과 좀 더 긴밀히 일일 업무일지를 연동시키고 싶다면, 월간계획과 월업무추진계획수립 완료 단계에서 당월 1일부터 30일까지 일일업무일지 ‘업무수행, 실적’ 영역에 연필로 중요한 내용을 월 초에 선 기재하는 방법을 권유한다.)

 

ㅇ 메모(memo) 영역은 ‘대리 또는 팀장에게 보고 및 요청 사항, 대리 또는 팀장의 슈퍼바이징, 기타 사무국장 또는 관장 지시사항, 타 팀 또는 타 기관 요청 사항 등’에 대해 간단, 명료하게 기술하면 된다.

 

ㅇ 업무일지의 진정한 가치는 일일업무일지를 어떻게 작성하고 그 내용을 얼마나 신속하고 정확하게 공유하며, 이에 대한 슈퍼바이징이 얼마나 효율적, 효과적으로 이루어지는가로 결정 난다.

 

ㅇ 그렇기에 전결사항으로 되어져 있는 업무일지 관리 방침에 대해 팀장과 대리는 약속을 정하고 준수해하며, 이를 위한 안정적인 시간을 확보하려고 노력해야 한다.

 

 

 

ㅇ 당월 말일까지 일일업무일지 작성을 바탕으로 사업을 마무리했다면, 그 다음으로 해야 할 일이 바로 당월 업무사업보고표 작성과 월이용자현황표 작성이다.

 

ㅇ 월업무사업보고표는 월 단위 업무일지 앞면에서 작성한 월업무추진계획표를 기반으로 일일단위 업무일지에서 누적처리된 실적을 바탕으로 작성을 하면 된다. 

 

 

ㅇ 월이용자현황표는 월 초에 ‘장애유형, 연령 등이 표기된 서비스 고객 실인원 명부’를 작성 한 후에 본 자료와 일일업무일지 상 기재된 서비스 고객 현황 등과 연동해서 정리, 기술하면 된다.

 

 

ㅇ 매월 말 또는 초가 가장 바쁜 시기가 됩니다. 익월 대비 월행사일정, 월업무추진계획 파악/작성과 당월 월업무사업보고 및 월이용자현황 작성이 동시에 이뤄질 뿐만 아니라 월사업계획 및 사업보고서 작성/결재, 월 강사비 지출 등이 1주 정도의 기간 안에 병행해서 이뤄지기 때문이다. 그래서 이 기간에 처리해야 할 행정행위 등을 놓칠 경우 계속해서 직무를 수행하는데 장애로 작용할 가능성이 높다. 이에 이런 흐름을 잘 파악하여 월말과 월초의 직무유형과 수행에 필요한 요일과 시간 등을 적절히 배치하는 것이 ‘일을 잘 처리하는 직원의 자세’라고 할 수 있다.

 

 

 

ㅇ 일 단위 업무일지가 잘 작성, 관리되어진다면, 그 업무일지는 여러분의 한 달 동안 직장생활 일기가 된다. 그래서 월사업보고 또는 사업종료시점에서 결재받는 사업결과보고서 작성 시 사업내용, 사업전개 형태, 과정평가, 소요예산 등을 기재함에 풍성한 자료를 제공받을 수 있게 된다. 이는 곧 년말에 작성되는 연사업보고서와 3/4분기에 수립되는 익년도 사업계획 수립 시에도 긍정적 영향을 미치게 된다.

 

ㅇ 업무일지 관리가 안정적으로 이루어지면, 경영기획팀과의 관계 속에서 실적을 빈번히 수정하는 경우를 현저히 줄일 수 있다. 즉, 업무일지 상 누적 기술된 실적, 월사업보고서에 기술된 실적, 사업결과보서에 기술된 실적 그리고 경영기획팀에서 작성/관리하는 월간사업실적보고서에 표기된 실적이 일치가 이뤄지는 것이다.

 

ㅇ 기타로 우리 인간은 뇌에 방대한 양의 장기적 기억 능력이 없다. 이에 일일 단위로 발생한 일반 또는 주요 상황 그리고 지시사항 및 이에 따른 이행 결과 및 상태 등을 안정적으로 체크 및 확인할 수 있는 루트가 필요한데, 업무일지가 그 기능과 역할을 수행하고 있는 것이다. [끝]