(사상) 140. 회의 문화 개선합시다.

사회복지현장에서 일선 사회복지현장가가 가장 많은 에너지를 쏟으면서도 효율성과 효과성이 떨어지는 행정 행위 영역으로 어떤 것이 있을까. 필자가 생각하기에는 바로 '회의'라고 생각한다. 내가 근무하고 있는 복지관의 경우도 여기에서 예외일 수는 없다고 본다.

 

회의 유형으로보면, 간부회의, 팀회의, TFT회의, 사례회의, 업무조정회의, 네트워크회의, 자원봉사자 회의 그리고 각종 간담회 등등 정말 다양한 유형의 회의들이 하루를 멀다하고, 아니 시간을 달리하면서 주중과 주말을 불구하고 개최되고 있으며, 참여하고 있는 실정이다.

 

그러면 회의에 대한 사회복지현장가의 시선은 긍정적일까, 부정적일까. 아마 과반 이상이 '회의 피로증, 회의 불필요성 등'을 호소하지 않을까라는 생각을 가져본다.

 

그럼 회의는 정말 사회 생활에 있어서, 조직 생활에 있어서 아니면 나의 직무를 수행함에 있어서 필요가 없는 것일까. 아니면 필요한 사회적 혹은 행정 행위인데 그 어떤 원인 - 문제점과 장애요인 - 에 의해 부정적 행위로 인식되어져 버리고 있는 것일까.

 

 

 

 

먼저, '회의'가 어떤 개념을 가지고 있는 단어인지를 살펴보도록 하자.

 

회의(會議)는 모일 회(會)와 의논할 의(議)로 형성된 한자어로 '여럿이 모여 의논함. 또는 그런 모임.'이라는 사전적 의미를 가지고 있는 단어이다. 즉, '여럿이 모여 의논하는 행위와 그 행위를 위한 모임'이라는 두 가지 의미를 가지고 있는 것이다. 그래서 사회복지현장가 여러분들이 사업과 관련해서 2인 이상이 모여 특정 사안에 대해 논하는 것도 회의이고, 일시를 정해 그 안에서 특정 사안을 가지고 대화를 나누는 것 또한 회의인 것이다. 이렇게 본다면 우리 사회복지현장가는 의식적, 무의식적으로 사회복지현장에서 회의라는 활동을 지속적으로 행하고 있는 것이다. 이 글에서는 후자 즉, 일정 일시를 정해서 의논하는 행위인 회의에 초점을 맞춰 이야기를 전개하겠다.

 

그럼 의논(議論)이라는 단어는 어떤 의미를 가질까.

 

의논(議論)은 의논할 의(議)와 논할 논(論)으로 형성된 한자어로 '어떤 일에 대하여 (1) 서로 일을 문의함 (2) 서로 일을 꾀함 (3) 서로 의견(意見)을 주고 받음'이라는 사전적 의미를 가지고 있다. 이 단어에서 우리가 눈여겨 봐야 할 점은 무엇일까. 바로 '어떤 일'과 '문의' 그리고 '의견(意見)'이다. 즉, 회의는 어떤 일이라는 것이 있어야 하고 그로 인해 다수의 사람들에게 문의하는 즉, 각자의 의견(意見)을 주고 받는 행위를 도출해야 하는 성격을 가지고 있는 것이다. 그렇다면 이와 같이 상호간 의견(意見)을 공유하고 조율해야 한다는 것은 무엇을 전제로 할까. 바로 '갈등(葛藤)'이다. 이렇게 보면 갈등(葛藤)이라는 것은 회의(會議)에 있어서 순수한 필수 요소라고 할 수 있을 것이다.

 

그럼 문의(問議)는 무엇일까.

 

물을 문(問)과 의논할 의(議)로 구성된 단어로서 '(타인에게) 물어서 의논함'이라는 사전적 의미를 가진다. 즉, 회의는 내가 생각하는 바를 전달하는 자리가 아니라 타인의 의견을 묻는 자리라는 것이다. 그렇다면 특정 사안을 지시하기 위하여 또는 특정 정보 등을 제공하기 위해 타인들을 모이게 하는 것은 회의라고 할 수 없을 것이다.

 

다음으로는 의견(意見)에 대해 알아보자.

 

의견(意見)은 뜻 의(意)와 볼 견(見)이 합쳐진 글자로서 '어떤 대상에 대하여 가지는 (나의) 생각'이라는 사전적 의미를 가지고 있다. 그렇기에 회의는 어떤 대상 또는 사안에 대해 나의 의견은 이런데 타인의 의견은 어떤지에 대해 알아보고 이를 바탕으로 문의(問議) - 의논함 - 하는 성격을 가지는 것이다.

 

그렇다면 '일, 어떤 대상'은 무엇일까.

 

어떤 의미를 가질까. '일'을 한자어로 살펴보면, 事 (일 사)가 해당될 것이다. 사(事)는 사전적으로 '일 / 직업 / 사업 / 국가 등의 대사(大事) / 변고(變故) / 사고(事故) 등'의 의미를 가진다.

 

여기서 다른 질문에 대해 고민해보자. 인간은 삶을 영위함에 있어 왜 이와 같은 회의를 중요시하게 여기고 있는 것일까.

 

그것은 바로 나의 안녕을 위해서는 '집단 지능'이 매우 효과적이고 가치가 있다라는 것을 터득했기 때문이다. '지성을 활용하여 사회조직을 자연법칙에 맞게 조정하지 않는다면 인간성이 왜곡되고 사람이 짐승처럼 되어버릴 것이다(사회문제의 경제학에서 발췌), 문명이 진보하기 위해서는 사회문제의 처리에 더 많은 지능이 투입되어야 한다. 그런데 그것은 소수가 아니라 다수의 지능이어야 한다.(진보의 법칙)'는 문장은 이를 잘 대변해주고 있다고 본다.

 

 

 

지금까지 '회의'를 기준으로 여러 단어들에 대한 의미를 살펴보았는데, 이를 바탕으로 '회의(會議)'에 대해 조작적 정의를 내려 보면, '건전한 혹은 건강한 갈등문화를 바탕으로 어떤 일(사업, 대사, 변고 등)에 대하여 여럿이 모여 의견을 나눔으로써 명료하고, 창의적인 집단지성(다수의 지능)을 이끌어내는 논의의 장'이라고 할 수 있겠다.

 

(* 각 사회복지시설별 회의문화를 개선하기 위해서는 방침적인 것에 포커스를 맞추는 것도 중요하지만 지금까지의 내용처럼 각 시설별 관점에서 회의에 대한 개념과 가치를 어떻게 정리, 부여할 것인지에 대해 연구, 정리하는 단계가 선행되어지는 것이 무엇보다 중요하다고 본다.)

 

자, 그러면 이처럼 인간이 문화와 문명을 발전시키기 위한 필수적 요건으로서의 가치를 가지고 있는, 제 기능과 역할을 담당해야 할 회의(會議)가 왜, 우리 사회복지현장가에게는, 사회복지현장에서는 괄시 아닌 괄시를 받고 있는 것일까.

 

우리는 사회복지현장가이기에 표면상에 노출된 사회문제에 집착하기 보다는 특정 사회문제를 야기하는 문제점과 장애요인에 대해 집중하는 것이 매우 중요하다는 것을 잘 알고 있다.

 

지금부터 이에 대한 답을 '대한상공회의소'에서 2017년도에 조사 발표한 '국내 기업의 회의문화 실태와 개선 해법'에 관한 자료를 바탕으로 찾아 나서보자.

 

 

 

사회복지현장가 여러분은 귀 사의 회의문화에 대해 100점 만점을 기준으로 몇 점을 주시겠습니까. 대한상공회의소 조사연구자료에 의하면, 우리나라 직장인들은 회의문화에 대해 종합 45점을 주고 있다고 합니다.

 

 

 

 

상기 이미지만으로는 어떤 점으로 인해 회의문화에 대해 이렇게 낮은 점수를 주고 있는지 알수가 없겠죠. 좀 더 자세히 알아보도록 할까요.

 

 

 

이제 좀 이해가 되셨나요.

 

회의의 효율성 측면에서 '불필요한 회의 빈도 수, 불필요한 참석자로 인한 회의의 효율성 저하, 단순명료한 회의 미 전개 등'이 그 원인으로 제시되고 있는데...

 

이런 현상은 사회복지계에서도 다반사로 접하고 있는 행태들 아닐까요. 또한 회의 소통성 측면에서는 회의의 전문성이 문제가 되고 있다고 할 수 있습니다.

 

예를 들면, 회의가 비정기적으로 개최되고, 회의 의제 등이 사전에 공유되지 못하고, 그로 인해 회의 참석자들이 회의 안건에 대해 연구를 해서 참석할 수 있는 기회가 보장되지 않는 측면이 있는 것이죠. 그럼으로써 침묵하는 참석자 비율이 높아지고... 그 결과 '답.정.너 회의'가 즉, 애벌린 역설이 반영된 회의문화가 고착화되는 현상이 심화되고 있는 것이죠.

 

 

 

서두에서 '회의'는 (1) 사안이 있어야 하고 (2) 그 사안은 타인의 의견을 필요로 하는 문의 필요성을 갖고 있어야 한다고 했습니다.

 

그렇다면, 우리나라 직장에서의 회의 주제는, 내용은 이런 회의의 성격을 잘 반영하고 있을까요. 결론적으로 그렇지 못하다는 것입니다.

 

 

 

상기 그림을 보면 알겠지만, 회의라고 개최한 상태에서 '단순 점검, 정보공유, 지시, 안건 없음 등'의 차원에서 회의가 남발되고 있다는 것입니다. 회의를 위한 회의만 실시되는 경향이 높다는 것이죠.

 

이런 모습의 회의는 사회복지시설내에서, 외부자원과의 회의에서, 연계협력 회의에서, 간담회 등에서 우리 사회복지현장가가 자주 맞닥뜨리고 있는 모습일 것입니다.

 

왜, 우리 사회복지현장가는 '문제해결을 위해, 아이디어 도출을 위해' 회의를 해야 한다는 것은 알고 있으면서 그와는 정 반대의 길로 자꾸만 들어설려고 할까요. 어쩌면 사업계획 대비 실적이라는 것 때문은 아닐까요?

 

(* 불필요한, 부적합한 회의는 과감히 정리합시다.)

 

그럼 이와 같은 회의문화에 대한 책임은, 권한은 누구에게 있을까요. 사회복지계에 있는 것일까요, 사회복지시설에 있는 것일까요, 아니면...

 

사회복지사인 바로 나 자신에게서 그 권한과 책임을 묻고 싶은 용기는 우리에게 있을까요.

 

 

 

사회복지현장가 우리 자신 관점에서 우리 자신은 회의와 관련하여 어떤 명료한 방침을 가지고 회의를 개최하고 있는지 혹은 참여하고 있는지에 대해 깊이 반성해봅시다.

 

 

 

1. 월 단위로 회의 계획을 기획, 배치하고 있는가.
2. 회의 목적과 목표 그리고 특정 회의시간안에서 결과를 이끌어내야 할 안건 등을 명료하게 설정하고 있는가. (* 본 안건들이 나 자신이 스스로 해결 가능한 것인지에 대해 신중한 검토가 필요하다.)
3. 회의 유형별로 참석자가 적절하게 배치되어져 있는가.
4. 회의가 1회성 회의인지, 연속성 회의인지를 구분하고 있는가.
5. 둘째 내용에 대해 회의참석자에게 최소한 회의 안건을 준비하는데 필요한 시간을 안배하여 2-3일 이전 혹은 1주일 이전에 공지되고 있는가.
6. 회의시작으로부터 회의종료시까지 회의주관자 입장에서 시나리오를 준비해서 참석하고 있는가.
7. 회의 주관자로서 회의 참석자 상호간 소통 방침 등을 설정, 공유하고 그 방침이 준수될 수 있도록 노력하고 있는가.
8. 회의 종료 전 회의 결과를 종합 공유하고 있는가. (*회의 결과별 6하 원칙에 의거 향후 제 기능과 역할 등이 명료하게 설정되고 있는가)
9. 회의록은 얼마나 신속하게 작성되고 있는가. 그리고 그 회의록은 얼마나 신속하게 참석자들이 공유될 수 있도록 노력하고 있는가 (* 회의의 내용에 따라 그 정도의 차이는 있지만 1-3일 이내에 회의록은 작성, 공유되는 것이 중요하다.)
10. 회의 결과에 대한 사후적 제 조치들이 어떻게 전개 및 완료되고 있는지에 대한 점검 및 공유 루트(예: 후속 회의, 정보 공유 등) 확보하고 있는가.

 

 

 

 

탑다운 형태의 조직문화 개선은 효과가 없다는 것이 일반적입니다. 즉. 바썸업 형태의 자발적 개선 활동이 병행되지 않으면 조직의 회의문화는 바뀌지 않는다는 것이죠.

 

그렇지만 조직이 바뀌지 않고, 타인이 바뀌지 않는다고 해서 나 자신의 회의사고와 행태 역시 바뀌지 않는다는 것은 아닙니다.

 

나 자신이 회의의 가치와 제 기능과 역할 등에 대해 확고한 신념을 바탕으로 현장에서 실천해 나가기 시작한다면, 나 자신과 나 자신을 둘러싼 환경(예: 조직 등)에 회의문화 변화라는 물결은 충분히 일으킬 수 있습니다.

 

단, 너무 서두르거나, 조바심을 내지 않도록 주의할 필요가 있는데요. 회의문화 개혁이라는 변화 물결의 시발점은 나 자신의 개선된 회의문화(의식)를 바탕으로 자원과의 관계 속에서, 직원과의 관계 속에서 또는 연계협력 관계 속에서 차근차근 만들어 가면 됩니다.

 

즉, 사회복지현장가 여러분 개개인이 회의문화를 실질적으로 주도할 수 있는 영역에서부터 그 변화를 이끌어내는 노력을 시작하면 되는 것입니다. 그러면 나비효과는 시작된 것이나 다름없는 것이죠~^^.

 

 

 

 

우리 함께, 화이팅~!!!